Hallitsetko silppua vai hallitseeko silppu sinua?
Silpputyö koostuu esimerkiksi sähköpostin käsittelystä, ad hoc keskusteluista alaisten tai kollegoiden kanssa, arjen tulipalojen sammuttelusta ja muista reagoinneista yllättäviin tilanteisiin, hallinnollisiin prosesseihin liittyvistä kirjauksista ja raportoinneista erilaisilla alustoilla, välttämättömien ohjelmistopäivitysten ja salasanavaihtojen tekemisestä jne.
Mitä enemmän työntekijä hallinnoi erilaisia prosesseja ja ihmisiä esimerkiksi esihenkilöroolissa, sitä enemmän hänellä on myös silpputyötä. Huonosti johdetut organisaatiot synnyttävät silppua työntekijöidensä arkeen erityisen paljon, koska niissä kehittämistä ohjaa näköalaton osaoptimointi – ei prosessiergonominen ymmärrys eikä asioiden sujuvoittamisen intohimo.
Joka tapauksessa omaa työtä johdettaessa silpputyölle tulee varata riittävästi aikaa päivittäisen ajankäytön suunnittelussa. Toisaalta silpputyölle tulee asettaa myös rajat: se rönsyää ja varastaa helposti aikaa keskittyvältä ja kehittävältä työltä (immersive work), tärkeiltä tapaamisilta ja kokouksilta (turhat kokoukset ovat feikkityötä) ja jopa henkilökohtaiselta palautumiselta työpäivän jälkeen (jos keskittyvää työtä pääsee aloittamaan vasta silloin silpputyön varastettua kaiken ajan työpäivän aikana).
Silpputyötä voi tehostaa rutinoimalla niihin liittyviä prosesseja, niputtamalla samantyyppisiä silppuhommia yhteen ja urakoimalla sarjatyönä yhden nipun kerrallaan. Oman työn johtamisen tärkeä peruskysymys pitää esittää myös silpputöihin liittyen: täytyykö tätä ja tätä ylipäänsä tehdä? Voisiko tämän jättää kokonaan tekemättä? Voi myös olla hyvä idea jaksottaa silpputyötä työpäivän aikana rupeamiksi keskittyvän ja kehittävän työskentelyn jaksojen väliin. Keskittyvän työn välttämättömät tauot, ”break time”, voivatkin olla tuottavaa työaikaa, kun opetat itsesi hoitamaan silpputöitä näiden taukojen aikana.
Olennaista on tiedostava oman työn suunnittelu ja oman keskittymisenergian säätely. Huonoin vaihtoehto on tehdä asioita sitä mukaa kun niitä eteen kaatuu (oikeat kriisitilanteet ovat poikkeus); jos menettelet näin, päiväsi täyttyy todennäköisesti – niinpä niin – pelkästä silpusta.
Entä jos toimenkuvaasi on kirjattu, että tehtäväsi on ”johtaa ja kehittää” – esimerkiksi oman yksikkösi toimintaa – mutta työpäiväsi täyttyvät silppuhommista? Tällöin sinulla on käsissäsi ongelma, johon sinun pitää etsiä pikainen ratkaisu. Älä edes vahingossa sorru kuvittelemaan, että silpun hoitaminen olisi tuota toimenkuvaasi kirjattua johtamista ja kehittämistä. Ei se ole.
Tätä kirjoitusta inspiroi: Charnas, Dan 2016. Everything in Its Place: The Power of Mise-En-Place to Organize Your Life, Work, and Mind. Digitaalinen Kindle Edition. Rodale Books (ei kustannuspaikkatietoa).
Pic by Patrick Perkins, Unsplash